Üç teklif geldi ama karşılaştırılamıyor — nasıl aynı zemine çekilir?

Elektronik raf etiketi projelerinde en sık duyulan cümle şu: "Üç teklif aldık ama hiçbiri diğerine benzemiyor."

Bu bir tesadüf değil. Teklifler farklı kapsamlarda, farklı ödeme modellerinde ve farklı sürelerde hazırlanıyor. Sonuç: yan yana koyduğunuzda en ucuz görünenin gerçekten en ucuz olup olmadığını anlayamıyorsunuz.

Birim fiyat neredeyse hiçbir şey anlatmıyor

Teklifleri karşılaştırmanın en yaygın yolu etiket başına birim fiyata bakmak. Bu, projenin genellikle yarısından azını temsil ediyor. Geri kalanı şu kalemlerde saklı:

• Erişim noktaları ve bunların montajı
• Yönetim yazılımı lisansı (tek seferlik mi, yıllık mı?)
• Entegrasyon geliştirmesi (kimin işi, kaç adam/gün?)
• Kurulum işçiliği ve etiket-ürün eşleştirme
• Yıllık bakım ve destek
• Yedek stok
• Kargo, gümrük, montaj aksesuarı

Bir teklif bunların altısını içerip birim fiyatı yüksek gösterebilir; diğeri yalnızca etiketi fiyatlayıp gerisini "proje bazlı" bırakabilir. İkinci teklif tabloda ucuz görünür ve sözleşmeden sonra pahalı çıkar.

Kapsam matrisi: en basit ve en etkili araç

Teklifleri aynı zemine çekmenin yolu karmaşık değil. Satırlara yukarıdaki kalemleri, sütunlara teklif verenleri yazın ve her hücreyi üç durumdan biriyle doldurun:

Boş bırakılan her hücre bir sorudur ve o soruyu sözleşmeden önce sormak zorundasınız. Pratikte en çok boş kalan iki satır "yıl 2–5 lisansı" ve "entegrasyon geliştirme" oluyor.

Aynı süreye çekin

İkinci düzeltme zaman ekseninde. Bir teklif üç yıllık, diğeri beş yıllık kurgulanmışsa toplamları karşılaştırılamaz. İkisini de aynı ufka taşıyın ve şunları ekleyin:

• Yenileme: pili değişmeyen bir etiket ufkun içinde bir kez tamamen yenilenecek mi?
• Yıllık lisans artışı: sözleşmede tavan var mı?
• Genişleme: ikinci yıl 500 etiket eklerseniz hangi fiyat geçerli?

Bunu tablo üzerinde yapmak için çok yıllı TCO karşılaştırmasını kullanabilirsiniz; iki senaryoyu yıl yıl yan yana koyup birim fiyatı düşük olanın ömür boyu daha pahalı çıktığı durumu ayrıca işaretliyor.

Önemli not: bu sitede ürün fiyatı yayımlanmaz. TCO aracı sizin tedarikçinizden aldığınız rakamlarla çalışır; biz hiçbir fiyat varsaymayız. Gerekçesini neden fiyat yayımlamıyoruz yazısında anlattık.

Teklifi kimden aldığınız da bir veri

Türkiye'de kurulum ve servis veren firmaların rolleri birbirinden farklı. Platformda kayıtlı 10 firmanın rol dağılımı şöyle: 4'ü kendi markasını satıyor, 3'ü bir üreticinin temsilcisi, 1'i üreticinin doğrudan ofisi, 1'i satıcı, 1'i karma.

Bu ayrım pratik bir sonuç doğuruyor. Kendi markasını satan bir firmadan alınan teklifte ürün ve hizmet aynı elden gelir — sorumluluk tektir, ama ürün değişikliği tedarikçi değişikliği demektir. Temsilci üzerinden alınan teklifte ürün başka, hizmet başka taraftadır; arıza halinde kimin sorumlu olduğunu sözleşmenin yazması gerekir.

Firmaların rolleri ve hizmet kapsamları servis ağı sayfasında kayıtlı.

Karşılaştırmayı belgeleyin

Son adım çoğu zaman atlanıyor: kararın gerekçesini yazmak. Hangi teklifin neden seçildiği, hangi kalemin neden ağır bastığı bir sayfada dursun. Bu, altı ay sonra "neden bunu almışız?" sorusuna cevap verir ve genişleme aşamasında pazarlık zemininiz olur.

Kendi girdilerinizden yapılandırılmış bir talep metni üretmek için teklif toplama aracını kullanabilirsiniz; tüm teklif verenlere aynı soruları aynı sırayla soran bir metin çıkarıyor. Teklifler aynı sorulara cevap verdiğinde karşılaştırma işi kendiliğinden kolaylaşıyor.

Sorulacak beş soru

1. Bu fiyat hangi kalemleri içermiyor?
2. Yazılım lisansı kaçıncı yıla kadar dahil, sonrası ne?
3. Entegrasyon geliştirmesi kimin işi ve kaç adam/gün öngörülüyor?
4. Kurulum ve etiket-ürün eşleştirme fiyata dahil mi?
5. İkinci yıl 500 etiket eklersem birim fiyat ne olur?

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Katalog ve firma verileri kamuya açık kaynaklardan derlenmiştir; her kaydın kaynağı ilgili sayfada belirtilmiştir.