Yeni mağaza açılışında ESL kurulum takvimi

Yeni mağaza açılışı, ESL kurulumu için hem en kolay hem en riskli senaryodur. Kolaydır çünkü mağaza boştur, kapatma sorunu yoktur. Risklidir çünkü açılış tarihi sabittir ve planogram son ana kadar değişir.

Temel ilke: altyapı önce, etiket sonra

Kurulumu iki bağımsız parçaya ayırmak gerekir:

Planogramdan bağımsız olanlar: erişim noktaları, ağ altyapısı, sunucu kurulumu, yazılım yapılandırması. Bunlar raf yerleşimi bilinmeden yapılabilir.

Planograma bağlı olanlar: etiket montajı, eşleştirme, şablon doğrulaması. Bunlar yerleşim kesinleşmeden yapılamaz.

Birinci grubu erken, ikinci grubu geç yapmak takvimin omurgasıdır.

Haftalara göre plan

Açılış gününü T günü kabul edelim.

T-8 hafta: karar ve sipariş

Model seçimi, adet tahmini, sipariş. Teslim süresi kritik: bazı modeller Türkiye'de stokta değildir ve haftalar sürer.

Etiket adedi hesaplayıcı yerleşim taslağından tahmin üretiyor; tahmine %10 yedek eklenmelidir. Teslim süresi tedarikçiye sorulmalı ve sözleşmeye yazılmalıdır (tedarikçi seçerken sorulacak 20 soru).

T-6 hafta: veri hazırlığı

Ürün listesi, ürün adları, ambalaj miktarları, barkodlar. Yeni mağazada bu veri genellikle merkezden gelir ama mağazaya özgü ürünler eklenir.

Bu iş erken başlamalıdır çünkü en uzun süren ve en çok gecikme üreten kalemdir (veri kalitesi: projeyi geciktiren sebep, ERP veri hazırlık denetçisi).

T-4 hafta: altyapı kurulumu

Erişim noktaları monte edilir, ağ çekilir, sunucu kurulur. Raflar henüz boş olabilir.

Dikkat: kapsama testi boş mağazada yanıltır. Bu aşamada ön test yapılır ama kesin doğrulama dolu raflarla tekrarlanmalıdır (erişim noktası planlaması).

T-3 hafta: şablon tasarımı

Kategori bazında şablonlar hazırlanır ve gerçek ürün adlarıyla test edilir. En uzun ürün adı, en çok zorunlu alan gerektiren ürün, en uç birim fiyat.

Şablon simülatörü bu testi tarayıcıda yapmanızı sağlıyor.

T-2 hafta: raf kurulumu tamamlanır

Raflar kurulur, ürünler yerleşir. Planogram artık kesinleşmiştir (ya da kesinleşmiş sayılır).

T-10 gün: etiket montajı ve eşleştirme

Asıl saha işi. Deneyimli bir ekip boş mağazada saatte 150–250 etiket işler; bin etiketlik bir market iki kişiyle bir günde biter (mağaza kapatmadan ESL kurulumu).

Bu iş T-10 günde başlatılır ki değişiklik için pay kalsın.

T-7 gün: dolu raf kapsama testi

Raflar dolu, etiketler yerinde. Şimdi gerçek kapsama testi yapılır. Boşluk varsa AP eklenir ya da konumlandırma değiştirilir.

Bu adım için bir hafta pay bırakmak, ek AP temini gerekirse zaman kazandırır.

T-5 gün: personel eğitimi

Mağaza ekibi sistemi öğrenir: eşleştirme, arıza bildirimi, günlük kontrol. Açılış telaşından önce yapılmalıdır (personel eğitimi ve devir teslim).

T-3 gün: tam doğrulama

Dört sayı sıfır olmalı: eşleşmemiş etiket, etiketsiz ürün, kapsama dışı raf, güncellenemeyen etiket.

T-1 gün: son fiyat güncellemesi

Açılış fiyatları yüklenir ve tam bir güncelleme turu çalıştırılır. Sabah rapor okunur.

Planogram değişirse ne olur?

Değişir. Soru "değişecek mi" değil, "ne kadar değişecek".

T-10 günden sonra gelen değişiklikler, eşleştirmenin kısmen yenilenmesini gerektirir. Bu yüzden:

• Eşleştirme ekibi açılışa kadar erişilebilir olmalı.
• Reyon sorumlularına eşleştirme yetkisi verilmeli (yetkilendirme).
• Yedek etiket stoğu mağazada bulunmalı.

Planogram dosyasından toplu yeniden eşleştirme yapabilen sistemler bu aşamada büyük fark yaratır (raf değişikliğinde etiketler ne olur).

Ekip nereden gelecek?

Açılış tarihleri genellikle sabittir ve kayma kabul etmez. Kurulum ekibinin o tarihte müsait olduğu, sözleşmede teyit edilmelidir.

Şehir dışından gelen ekiplerde ulaşım ve konaklama kalemi de netleşmelidir (kurulum ekibi hangi şehirden gelecek, servis ağı haritası).

Açılış sonrası

Açılışın ilk haftası, ESL'ye geçiş sonrası ilk 90 gün yazısındaki paralel doğrulama dönemiyle aynıdır: her gün rastgele raf kontrolü ve günlük rapor okuma.

İlk mağaza mı, zincirin onuncu mağazası mı?

Takvim, mağazanın kaçıncı olduğuna göre değişir.

İlk mağaza. Her adım yeni: şablonlar tasarlanır, entegrasyon kurulur, ekip öğrenir. Yukarıdaki sekiz haftalık plan bu senaryo içindir ve sıkışıktır.

Zincirin sonraki mağazaları. Şablonlar hazır, entegrasyon kurulu, ekip deneyimli. Takvim dört haftaya inebilir ve asıl iş sahaya (montaj + eşleştirme) yoğunlaşır.

Bu fark, ilk mağazanın neden özenle planlanması gerektiğini de açıklar: orada üretilen şablon ve süreç, sonraki bütün mağazalarda tekrar kullanılır. İlk mağazada aceleyle kurulan kötü bir şablon, on mağazada birden düzeltilmek zorunda kalır.

Açılış öncesi son 48 saat

Son iki gün, mağazanın en yoğun olduğu dönemdir ve ESL ekibi için tehlikeli bir zaman dilimidir: herkes bir şeyler taşır, raflar düzenlenir, etiketler düşer.

Bu yüzden tam doğrulama T-3 günde yapılmalı, son 48 saatte yalnızca noktasal düzeltme yapılmalıdır. Son gün tam bir güncelleme turu ve rapor kontrolü yeterlidir.

Açılış günü yedek planı

Açılış günü bir sorun çıkarsa (AP arızası, entegrasyon kopması) mağaza ESL'siz açılmak zorunda kalabilir. Bu senaryo için basit bir yedek plan gerekir: fiyat listesi yazdırılmış, kâğıt etiket şablonu hazır ve yazıcı çalışır durumda.

Bu yedek muhtemelen kullanılmayacaktır ama olmadığında açılış ertelenir — ve açılış tarihleri ertelenemeyen tarihlerdir.